云扩智能RPA助力HR实现人力流程自动化

分类:客户案例Dec 16, 2020

德勤《2019全球人力资本趋势报告》显示,只有 5% 的受访者认为企业的人力资源技术手段很好地满足了全职员工的需求。

 

作为公司重要职能部门之一,人力资源部门往往会面临非常大的挑战。一方面,人力资源的工作成果至关重要,与员工的利益息息相关,极大地影响着员工的满意度。


另一方面,人事部门的日常工作涉及众多复杂繁琐的内容,比如人员招聘、考核培训以及薪资管理等都离不开大量的文书与数据整理、录入操作,这类工作耗时耗力,极易出错,并且多数情况下还有非常严格的时限要求,这给HR们带来了巨大的压力。


因此人力资源部门也在不断尝试通过利用新的工具和技术,来简化员工日常操作流程,提升部门流程效率。这在一定程度上简化了HR的工作,但公司内部系统工具增多的同时,也形成了一个个系统孤岛,各个系统之间的数据不能高效流转,HR们又不得不花费时间将数据从一个系统整理导入到另一个系统当中,从而造成了一定的效率丢失,这完全违背了使用这些系统工具的初衷。

 

云扩的一家客户同样遇到了上述挑战。


面临的挑战

 

作为一家大型跨国公司,该客户为30多个国家的400多家客户提供业务咨询、信息技术和外包服务。

 

由于企业规模庞大,员工遍布世界各地。人力资源部门需要处理各种事务和流程,包括人才获取、人才管理、人才开发、员工生命周期、员工经验、薪酬和福利支持以及人力资源报告。每一个事务流程都由几个活动组成,这些活动不仅是人力密集型的,而且对员工的满意度也至关重要。

 

由于客户规模增长迅速,公司人力资源部门同样面临着挑战:在不损害质量和法规遵从性要求的前提下,满足业务的时间紧迫需求,同时保障员工满意度。


云扩智能RPA解决方案

 

为此,该公司人力资源部门找到了云扩科技,选择采用RPA将工作中众多重复繁琐的流程进行自动化改造。RPA非侵入式、灵活配置的特性,让自动化流程得以迅速落地。同时,RPA还能打通各个数据孤岛,实现全流程的端到端的自动化。以云扩帮客户实现的自动化流程为例,展示RPA在人力资源领域的应用价值:


互联网招聘平台简历筛选和邀约流程


在招聘工作中,人力资源部门会收集各个部门的招聘需求,包括岗位相关职责、薪资范围、工作年限等信息,再登录到相应招聘网站,根据收集到的信息,筛选符合要求的求职者简历。有些第三方招聘平台在获取简历之前还需要确认对方是否愿意给予简历,征得求职者同意后,人力资源部门才能够获取简历信息。


为了完成前期的简历收集工作,人力资源部门需要来回切换不同的招聘平台,阅读大量的简历,再分享给用人部门审查初步筛选, 收到反馈意向后,以电子邮件、电话或短信等方式和候选人约定面试时间。整个流程环节众多,具有一定的规则性且耗费大量时间。


云扩团队针对客户上述场景的痛点,通过详细调研和需求梳理后,为客户提供了完善的解决方案。根据用人部门上传的需求信息,RPA软件机器人能够自动生成信息汇总表格,同时,由机器人自动在各大招聘网站中对合适的求职者进行筛选、下载并对各简历文件进行重命名。


尤其针对需要求职者回复之后才能获取的简历信息,RPA软件机器人能够实时刷新对方回复的状态,征得求职者同意后,第一时间下载简历,并且将简历文件进行统一管理。机器人还可以针对既定规则,自动过滤不符合要求的求职者信息,将符合条件的求职者信息发送给人力资源部门,并根据反馈,自动发送面试邀约,相比人工筛选简历,极大地提高了工作效率。


薪资计算流程


薪资计算对于人力资源部门来说至关重要。如果在给员工支付薪水时因为种种原因导致发放延迟,甚至发生错误,那么带来的后果可能会损害员工的工作状态,影响工作效率,甚至会损坏员工对企业的信任。

 

因此员工薪资计算是人事部门重要的工作内容之一,其不仅涉及大量的跨系统工作、数据处理,且对准确性有着极高的要求。

 

某客户在给员工发放薪资时,虽然可以通过人事ERP完成主要的薪资计算工作,但仍有少数变量薪资需要由人工进行统计。人事在统计变量薪资时需跨多个业务系统进行操作,比如销售佣金、计件工资、加班薪资、未休假补薪等往往需要从其他系统获取相关数据后再进行核算。


此外劳务派遣等合同员工薪资标准与正式员工不同,进一步增加了薪资计算的复杂度。大量复杂的操作不仅会影响薪资发放的速度,员工薪资计算的准确度也不能得到保障。一旦这个过程中出现问题,相关业务人员都要加班加点去推进薪资的发放,否则可能会影响员工的满意度。

 

通过与业务部门进行沟通后,云扩专家团队对薪资发放流程进行了详细的梳理,很快发现绝大部分的流程都是相对重复且具有规则性。云扩团队在短期内迅速为该企业部署了智能RPA解决方案,在薪资数据收集准备、薪资计算、结果核对等环节,为人事提供相关支持。


在RPA软件机器人的帮助下,实现了薪资计算自动化,在保障准确率的同时,不仅缓解了人力资源部门的工作压力,也提升了员工的满意度。


新员工的背景调查


企业招聘新员工时,通常会对新员工进行背景调查,一方面可以对应聘者的个人信息有所了解,查看应聘者是否有不良记录;另一方面,也可以对应聘者简历信息的真实性进行考查。全面审查应聘者的信息资料,更有助于企业挑选出合适的候选人。

 

在背调环节中,HR需要对一个应聘者进行多维度的验证,例如身份信息验证,教育背景验证,不良记录验证,商业利益冲突查询,金融违规调查,工作履历核实,社保缴纳记录等。每个维度的调查又需要涉及到不同的信息平台,随着企业规模的逐渐扩大,背调的工作量也呈现指数增长。

 

云扩科技为客户设计了执行背景调查的RPA软件机器人,在批量接收到候选人资料之后,自动与各大第三方网站平台进行交互查询,并与后端数据库自动交叉检查详细信息,在操作结束时创建流程报告,整个过程无需任何人工干预。所有的临时报告都将汇总成最终的主报告,然后按最初计划的方式自动将其上传到后端系统。


确定自动化范围

 

在对大量成功部署的客户案例的研究后,我们很容易发现,RPA的理想实施流程是具备一定确定性规则的流程。比如,RPA特别适用于以下业务流程:


在web/应用程序、ERP、后端系统之间读取/复制/同步数据

 

提取数据的验证/验证

 

从电子邮件中读取数据/附件

 

发送电子邮件/群发邮件

 

会议安排

 

数据标准化

 

用于审计目的的数据记录


如果以上事务在企业的工作中会消耗较多的人力来进行处理,那么都可以将其作为待自动化的业务流程。


助力客户降本增效


RPA可以为客户带来以下收益:

 

  • RPA不需要对现有遗留系统进行侵入式集成,一方面可以帮助企业节省大量开发成本,另一方面也能够提高自动化流程的落地速度。

  • 流程的平均处理时间减少了68%,将员工从重复性工作中释放出来,提升了业务流程效率

  • 减少人工操作失误率,提高了业务处理的准确度

  • 机器人可弹性扩展,业务规模扩大时可迅速增加机器人资源以支撑业务顺利进行

  • RPA提供多个用户角色,可进行权限的管理,提升了管理层面的安全性

  • 用户的活动轨迹以用户日志的形式记录,可用于流程审核和合规性检查

  • 版本控制功能可用于机器人升级,这允许用户完全控制应用于机器人的所有更新,并允许回滚到机器人的早期版本


云扩智能RPA的采用,为人力资源部门提供了更加高效、便捷的工作方式,极大地将员工从复杂繁琐的工作内容中解放出来,释放了员工的创新能动性,也为企业积极应对更大的业务挑战做好了铺垫。


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